こんにちは。高木龍平＠デジんちゅです。
本日はメール（電子メール）について。LINEやFacebook Messengerなどのテキストメッセンジャーを用いることも多い昨今ですが、ことビジネスシーンではメールでのやりとりも多く残っているのが実情です。そのメール処理にかかる労力を最小限におさえるための方法を紹介します。
東京での会社員時代に一番悩まされたのがメールをいかに効率よく処理するかでした。というのも、もともとメールでのやりとりが多いタイプの会社であったのに加え、社内で複数の職務を兼任していたため、日々受け取るメールは膨大な数にのぼっていたからです。へたするとメールの処理だけで一日終わってしまいかねない状況だったので、死活問題としてメールの効率的な処理方法を試行錯誤しました。その結果いきついたノウハウの紹介です。
最終的にいきついた方法はメールを廃棄、一括確認、即時処理の3つに分類するというものでした。分類は手作業ではなくメールアプリの振り分け機能を使って受信と同時に自動的に行います。
受信したメールの振り分け先として最初の候補になるのが廃棄です。すなわちゴミ箱フォルダに直行。そもそも読む必要がないメールはその存在に気をとられる時間がもったいないので、一瞬たりとも目につかないように受信と同時にゴミ箱フォルダに直行させます。
もし自動配信メールなどで受信解除の処理ができるのであれば即刻解除を行い二度と配信されないようにします。メール処理にかかる時間をどれだけ減らせるかは、どれだけ多くのメールを直接廃棄できるかにかかっています。「確認しないとなんとなく不安」とか「読んでおけばまぁ役に立つかもしれない」というメールは思い切って廃棄に分類します。ほとんどの場合は読まなくても何も問題はおきません。
それよりも日々それらのメールの確認に時間を浪費してしまうことの方が問題なので、迷ったら思い切って廃棄に分類してしまいましょう。万一廃棄したメールの中に確認が必要なものが埋もれていたら、それがわかった時点で分類ルールを変更すればよいのです。
次に、残念ながら廃棄することができず確認が必須のメールについては一括確認フォルダに分類します。ここに入ったメールは一日一回、時間を決めてその時間に確認します。僕は毎日17:00からをメール確認タイムにあてていました。
重要なのはここに分類されたメールに関しては「新着メールのお知らせ」を表示させないこと。お知らせがいちいち表示され、その度に仕事が中断されていては一括確認にしている意味がありません。確認タイム以外はやるべき仕事に集中できるよう、お知らせは非表示にしておきましょう。
最後に、確認が必須のメールの中で緊急度が高くメール受信と同時に確認が必要なもののみ即時処理フォルダに分類します。「受信メール」フォルダや「Inbox」フォルダをそのまま即時処理用フォルダとして使ってもOK。このフォルダに関しては即時の対応ができるよう、新着メールのお知らせを表示するようにしておきます。
重要なのはこのフォルダに分類するメールはホンっトーーーに必要な最小限に絞ること。ここに届くメールは仕事を強制的に中断させる厄介者なので、数は極限まで減らしましょう。もし自動分類のルールがうまく設定できない場合は、件名に【緊急】などの文字列を入れてもらうなどの運用ルールを決めておくと良いと思います。
という風にメールを廃棄・一括確認・即時処理と分類すれば日々の仕事の中でメール処理に費やされる労力は最小限におさえられるはずです。メールに振り回されるのではなく主体的に管理して、本来やるべき仕事に集中できる環境を維持していきましょう。
ではまた明日！