こんにちは。高木龍平＠デジんちゅです。
昨日のブログではビジネスシーンにおけるメール（電子メール）の処理方法にふれました。本日はメールとならぶ仕事の大敵・電話についてです。
結論からいえば今の御時世、電話は嫌われ者です。突然前触れもなく鳴って仕事を中断し、かけた側本位の話題に強制的に参加させられ、むりやり一定の時間を奪っていく厄介者、それが電話です。遠隔でのコミュニケーション方法が電話しかなかった時代ならいざしらず、今はメールを始めとする様々な連絡方法があるのですからビジネスシーンにおいては電話は極力使わないのがマナーです。
電話を使ったほうが良いシーンは僕が考える限り次の2つです。
① 緊急性が高くすぐにでも会話する必要がある場合
② 内容がこみあっていて、メールなどよりは会話で進めたほうが双方労力が少なくて済む場合
①は状況からして電話の使用はやむを得ません。すぐにでも電話をかけて状況に対処すべきです。
工夫が必要なのは②のケース。この場合に突然電話をかけるのは得策ではありません。そもそも相手が会話可能な状態かもわかりませんし、検討したい件について十分な準備ができているかもわからないからです。そこへ突然電話をしても有意義な時間になるとは限りません。この場合に必要なのは電話をかける前に相手に一度メールなりで「打診」を入れることです。打診の中で時間と議題について伝えておけば、相手に負担と迷惑をかけることなく最大限に電話を活用することができます。架電というよりは電話会議のイメージですね。
コミュニケーションの方法は時代とともに移り変わっていくもの。自分と相手の時間を最大限に尊重するために、適切なツールを適切な方法で使いこなしていきましょう。
ではまた明日！